Je l’ai déjà dit dans des billets précédents mais je suis archiviste à temps plein. Je travaille à élaborer des stratégies de classement pour des clients afin d’optimiser la circulation de l’information au sein de leur entreprise.
On parle beaucoup de gestion de l’information en entreprise mais qu’en est-il de nos documents papier et électroniques à la maison ? Les factures ? Les garanties ? Les déclarations d’impôt ? Il faut protéger ces documents et les retrouver facilement. Mais par où commencer ?
Devenir un expert en classement de vos documents vous demandera un peu de temps et de la motivation. Le premier classement, celui qui vous servira à mettre tout cela en place sera le plus long. Par la suite, vous n’aurez besoin que de quelques minutes chaque semaine afin de garder le tout en ordre.
Ce premier billet d’une série sur le classement de vos documents personnels vous présentera des trucs et des astuces pour établir votre propre classement.
1 – Procurez-vous des accessoires de qualité
Pour débuter votre classement, vous aurez besoin de faire quelques achats. Je vous conseille de vous procurer des accessoires de qualité qui dureront plusieurs années et que vous pourrez réutiliser selon le type de document.
- Un classeur qui peut se verrouiller
- Des chemises suspendues ou Reversaflex
- Des chemises de classement de la couleur de votre choix (Sortez votre côté coloré)
- Des étiquettes autocollantes de style Avery
- Une clé USB ou encore mieux un disque dur externe
- Une ou deux boîtes d’archives de style Bankers Box
- Une déchiqueteuse
2- Du temps, du temps et du temps
Ne pensez pas régler le dossier du classement de vos documents en une heure ou deux lors de votre premier classement. Je vous le garantie, nous prévoyons toujours trop peu de temps. Je vous conseille une journée complète afin de pouvoir vous accordez des moments de répit.
3 – De l’espace
Au même titre que le temps, il faut prévoir de l’espace. Ne vous installez pas sur la table de la cuisine ou sur votre lit. Si vous décidez de remettre au lendemain votre classement, vous devrez déplacer tous vos documents. Ce qui pourrait avoir pour effet de vous décourager à recommencer le lendemain ou bien de vous donner le goût de tout mettre dans une boîte rapidement et d’oublier le projet.
Je vous conseille de vous installer tout simplement par terre. Étalez votre paperasse.
4 – Déterminez votre méthode de classement avant de débuter
Cela semble bête à dire mais il y a plusieurs méthodes pour classement vos documents et il faut que vous trouviez celle qui vous correspondra le mieux. Ou devrais-je dire, l’on veut vous vendre différentes manière de procéder. Il suffit de chercher un peu sur le net (Pinterest entre autre) afin de voir des centaines de méthodes de classement qui, une fois mise en place, seront difficile à faire perdurer dans le temps.
Dans le prochain billet, je vous suggérerai une méthode simple et rapide et pratiquement adaptable à toutes les situations. Yéh!!
5 – Protéger vos renseignements personnels
Certains de vos documents devront être détruits. Ne les jetez pas simplement aux ordures ou au recyclage. Les informations qui contiennent sont sensibles et confidentielles. Prenez le temps de déchiqueter vos documents, de les couper ou même de les brûler (non, non, je ne suis pas extrême dans mes méthodes, mais le papier est toujours utile si vous avez un foyer à la maison).
6 – Traitez vos documents électroniques de la même façon que le papier
Nous sommes plusieurs à recevoir des factures ou des relevés de comptes de manière électronique. Personnellement, je ne reçois pratiquement plus de courrier. Ces fichiers ont la même valeur que vos documents papier. Ne les laissez pas se perdre dans votre boîte de courriel. Mais il est aussi inutile de les imprimer. Le classement que vous ferez pour vos documents papier sera facilement utilisable pour vos fichiers sur votre ordinateur. Nous en reparlerons aussi dans un prochain billet.
Voilà ! J’espère que cela vous incitera à débuter le classement de vos documents avant la période des impôts. Comme cela, vous n’aurez pas besoin de chercher pendant des heures tous les documents à remettre à votre comptable.
De plus, je me demandais, si j’offrais des formations en gestion des documents personnels (en salle ou en ligne), est-ce que vous seriez intéressées à les suivre ? Des idées comme cela qui germent tranquillement dans mon esprit….
Les Arpents du Temps 