Avant de débuter, sachez que même si les boîtes à chaussures s’avèrent pratiques et efficaces à court terme, il n’est pas recommandé d’y conserver vos vieux papiers et vos vieilles photos de famille, et ce pour différentes raisons

• Les documents et les photos notamment risquent de coller ensemble
• Les papiers jaunissent plus rapidement lorsqu’ils sont conservés dans un endroit ou l’air circule facilement
• En cas de sinistre, inondations ou incendies, les documents seraient irrécupérables.

Je pourrais vous énumérer plusieurs raisons pour essayer de vous convaincre de ne pas conserver vos documents précieux et vos photos de familles inestimables dans une boîte à chaussure cachée dans votre grenier, mais si vous lisez cet article, c’est probablement parce que vous êtes déjà intéressés à connaître des meilleures méthodes de conservation.

D’abord, qui suis-je pour vous proposer des méthodes de conservation ?

Je suis archiviste. Ce qui veut dire que je possède une formation sur la conservation, la préservation, la classification, le repérage et sur l’accessibilité des documents. Je possède aussi plusieurs années d’expérience en tant que spécialiste des archives, mais aussi en tant que généalogiste.

Tout d’abord, je vous rassure, je ne vous présenterai pas des méthodes couteuses ou inaccessibles, mais des actions que vous pouvez poser facilement pour sauvegarder votre patrimoine familial.

De plus, je ne vous assommerai pas avec des normes internationales barbantes pour les centres d’archives, mais je tenterai plutôt de rendre accessibles des méthodes éprouvées par ces centres.

Faites un inventaire

Sortez votre boîte à chaussure et commencez par y faire un inventaire des documents et des photos qui s’y trouvent. Inscrivez cet inventaire sur une feuille ou sur votre ordinateur afin de garder une trace de ce qui s’y trouve.

En manipulant les documents, prenez le temps de remarquer l’état général de ceux-ci.

Sont-ils pliés ? Si c’est le cas, dépliez-les.

Sont-ils brochés ou tenus avec des trombones ? Enlevez les broches ou les trombones qui peuvent rouiller et endommager vos documents.

Les photos sont-elles pêle-mêle dans le fond de la boîte ? Sont-elles dans un album ? Sont-elles identifiées ?

Les documents ont-ils commencé à sécher ou à jaunir ?

Les images sur les photos commencent-elles à disparaître ou craqueler ?

Inscrivez toutes ces informations sur votre inventaire. Ce sera important pour la suite et la survie de vos documents et de vos photos.

Procurez-vous quelques items

Tous les Wal-Mart, Bureau en gros ou Staples et autres détaillants de fournitures de bureau possèdent les items suivants.

• Une boîte d’archives comme celles-ci, du format que vous voulez :
  

  

Je tiens à préciser ici que plusieurs compagnies vendent ces boîtes comme étant ignifuges. Par contre, ce qu’ils veulent dire c’est que le carton évitera pendant quelque temps que les flammes attaquent le contenu, mais il faut être conscient que cela reste du carton avant tout.

• Un album photo style vintage avec des pages noires ou blanches, mais en papier ou carton et des petits coins de papier à coller.

Source de la photo : Carr McClean

J’en ai aussi vu chez Bureau en gros. Ces albums ne possèdent pas de pages de plastique qui pourraient coller sur vos photos ou vos coupures de journaux. De plus, les photos ne sont pas collées, mais bien insérées dans les petits coins de papier.

Évitez à tout prix les albums très populaires dans les années 70 avec les pages autocollantes. Avec ce style d’album photo, si vous êtes chanceux, les photos finissent par décoller sans être endommagées.

Si vous en avez envie, je recommande aussi des chemises de classement antiacide pour y déposer vos documents avant de les mettre dans votre boîte.

Il existe aussi des pochettes de plastiques antimicrobiennes qui se vendent chez des fournisseurs spécialisés. Si cela vous intéresse, je fournis quelques sites de fournisseurs intéressants à la fin de cet article.

Manipulez-les le moins possible pour les conserver le plus longtemps possible

Avant de ranger tous vos documents, dites-vous que moins ils seront manipulés, plus ils se conserveront longtemps. Donc, si vous voulez les admirer le plus souvent possible, je vous conseille de les scanner (numériser).

De plus, cela vous permettra de les partager plus facilement ou de les faire imprimer à nouveau.

Lors de la numérisation, assurez-vous d’obtenir la meilleure résolution possible afin d’en garder tous les détails et de pouvoir agrandir vos documents et vos photos au maximum sans perdre de qualité.

Nommez vos fichiers de manière à les identifier rapidement et sauvegardez vos trésors numériques sur un disque dur externe ou sur un DVD afin d’éviter de les perdre si votre ordinateur rend l’âme.

Maintenant, il faut ranger !

Vous pouvez maintenant déposer vos vieux papiers dans votre boîte en vous assurant qu’ils ne soient pas pliés et en ayant pris soin d’enlever les trombones et/ou broches qui pourraient les endommager.

Les photos peuvent être insérées dans l’album à l’aide des petits coins de papier. Vous pourrez identifier celles-ci en inscrivant sous la photo, sur le papier de l’album, les noms de personnes présentes.

Évitez d’écrire derrière la photo.

Voilà ! Vos documents précieux sont maintenant bien entreposés afin de les préserver plus longtemps.

Conservez votre inventaire ailleurs pour vous y référer au besoin.

Voici quelques conseils supplémentaires

• Éviter les chaleurs extrêmes et privilégiez les endroits plus frais, voire froids et sombres.
• Éviter les endroits humides
• Éviter les endroits où le soleil plomberait directement sur votre boîte
• Si vous rangez la boîte au sous-sol, ranger-la sur une étagère afin d’éviter qu’elle touche le sol.
• La boîte pourrait aussi être conservée dans un classeur ignifuge qui peut se verrouiller.

C’est maintenant à votre tour de devenir archiviste de votre patrimoine familial.

Site de fournisseur de produits de qualité archives et musées :

https://www.carrmclean.ca/index.aspx